Structure and Agenda of Business Meetings

In a business meeting (das Treffen), it is important to discuss the Agenda at the beginning, which determines the Struktur of how the meeting will proceed. Each item on the agenda is called a Punkt. Meetings often start with an einleitend introduction, followed by a clear presentation of each Punkt.

• Die Agenda für das Treffen wurde gestern geschickt.
• Als nächstes besprechen wir Punkt zwei der Agenda.
• Die Struktur des Meetings ist gut organisiert.

Roles and Responsibilities

Every Teilnehmer has a role in the meeting. The Vorsitzende usually leads (leiten) the meeting and organizes the discussion. Sometimes a Vertreter speaks on behalf of another member. Each participant may have Verantwortung for certain topics or decisions.

• Der Vorsitzende eröffnet das Treffen.
• Jeder Teilnehmer hat klare Verantwortung.
• Der Vertreter von Firma A stellt das neue Projekt vor.

Decisions, Tasks, and Follow-ups

During meetings, participants may make Beschluss (decisions), assign Aufgabe (tasks), and agree on next steps for Umsetzung (implementation). A Vorschlag (proposal) can be discussed and either annehmen (accepted) or rejected. After a meeting, outcomes are documented in the Protokoll. A Rückblick helps review what has been done, and Rückmeldung (feedback) is collected to improve future meetings. It is important to verfolgen (follow up) on all tasks and check progress through a regular Bericht (report).

• Wir müssen den Vorschlag annehmen oder ablehnen.
• Die Aufgabe wird bis nächste Woche umgesetzt.
• Das Protokoll enthält alle wichtigen Beschlüsse und Aufgaben.
• Wir erwarten eine Rückmeldung bis Freitag.
• Bitte verfolgen Sie die Aufgaben aus dem letzten Meeting.

Conducting Business Meetings Effectively

To conduct a meeting effectively, it is common to fragen (ask questions), feedback geben (give feedback), and erklären (explain) each decision. Good leaders kommunizieren (communicate) clearly, leiten the meeting, and provide opportunities for everyone to vortragen (present) ideas. They may need to anfragen (request information), auftragen (delegate tasks), and make sure to abschließen (conclude) each topic. Important ideas can be vorstellen (introduced) or präsentieren (presented) during the meeting. If needed, the leader can absetzen (remove) a topic from the agenda.

• Haben Sie dazu Fragen?
• Könnten Sie bitte den Bericht vorstellen?
• Wir schließen das Thema ab und gehen zum nächsten Punkt.
• Ich möchte einen Vorschlag machen.
• Der Eindruck vom letzten Treffen war sehr positiv.